Bien organiser son temps : ma méthode d’organisation ultime

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Bonjour à toutes et à tous,

Alors que l’organisation est un défi constant pour moi, du fait 1) de mon bordélisme naturel et 2) de la multiplicité d’activités que j’ai, je n’ai jamais réellement proposé d’article d’organisation – comment s’organiser, ma méthode… – sur ce blog. Et pourtant, j’en suis une fan inconditionnelle : l’organisation, c’est l’une des choses qui me permet de travail en autonomie et d’atteindre mes objectifs.

En ce tout début d’année 2020, je me suis dit que cela pourrait être intéressant de vous proposer ce contenu pour bien organiser son temps – notamment si l’un de vos objectifs 2020 est de trouver un meilleur système d’organisation.

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Avant de commencer : organiser son temps

Au delà d’une suite d’applications – que je vais vous partager ensuite – l’organisation est un état d’esprit. Oui, oui. Cette phrase va certainement en faire rire quelqu’un·e·s (et notamment ma mère qui doit repenser à ma chambre d’ado), mais s’organiser c’est d’abord et avant tout une façon de penser et de réfléchir.

(Remarque en passant : je ne mets pas organisation et rangement / ménage dans la même catégorie)

De façon générale, je ne peux que vous conseiller d’opter pour une méthode et de vous y tenir. J’ai souvent dit qu’il était important de tâtonner pour voir si une méthode vous convenait. Plus le temps avance, plus je me rends compte que ce n’est pas forcément la bonne solution pour y arriver. En effet, si vous changez de méthode tous les quatre matins, vous n’allez plus retrouver ce que vous avez organisé d’une autre manière auparavant.

Quand une méthode d’organisation vous paraît intéressante et compatible avec votre mode de vie, tentez de l’appliquer au moins deux mois. Pour voir.

#1 Les méthodes utilisées

Lorsque j’ai parlé de mon envie de créer mon entreprise en 2016, j’ai eu l’occasion de suivre des cours dans une structure appelée couveuse. Parmi ces derniers, la gestion du temps et de projet. Cela m’a permis de mettre des mots sur les méthodes que je vous présente. Ainsi, ma méthode pour organiser son temps combine :

• le bullet journal (pour la partie handwriting),
• le block-scheduling,
• et la priorisation des tâches.

La priorisation

À titre personnel, je priorise assez facilement mes tâches. Mais je sais que ce n’est pas évident pour tout le monde c’est pourquoi je suis contente de pouvoir vous proposer cette méthode pour vous organiser plus aisément.

Priorisation des tâches	Important	Pas important
Urgent
Pas urgent

Ce tableau vous permet de dispatcher vos tâches à faire en 4 catégories :

• Important / urgent
• Important / non urgent
• Non important / urgent
• Non important / non urgent

Je vous montrerai dans ma méthode en quoi c’est important.

Le block-scheduling

Le block-scheduling est une méthode pour organiser son temps assez récente (du moins dans sa dénomination) qui consiste à découper ses journées en plages horaires dédiées. Elle tire clairement son inspiration des emplois du temps scolaires (une heure de math, une heure de français…).

Pour ma méthode, je n’ai pas décidé de l’appliquer à la lettre. Pas question de découper mes journées en morceaux : j’ai trop souvent des journées différentes. Mais je l’utilise, vous allez voir comment.

Le bullet journal

Cette dernière méthode, je l’ai découverte en 2016 sur Pinterest.

J’ai fondu car je suis, comme beaucoup de fans d’écriture, mordue de carnets et de belle papeterie. Je vous avais proposé un article sur le sujet si cela vous intéresse.

Cependant, j’ai rapidement abandonné le bullet journal tel qu’il est classiquement présenté. En effet, je ne parvenais pas à l’organiser et je m’y perdais. Mais j’ai décidé de garder la légende du bullet journal et de l’adapter à un agenda papier classique :

?Tache personnelle
⏹Tache professionnelle
☑ Tâche effectuée
▶Tache repoussée
? Rendez-vous
? Appel à passer
@ Mail à envoyer

#2 Mes outils pour organiser son temps

L’avantage de ma méthode pour bien organiser son temps, à mon sens tout du moins, est qu’elle ne nécessite pas énormément d’outils. En tout et pour tous, j’ai besoin de deux applications et d’un (ou deux) agenda(s).

Agenda

Après avoir lorgné du côté des beaux agendas Kikki.k & cie, j’ai opté en juin pour l’agenda le plus basique de l’univers : un agenda semainier de Hema à 5€. Il m’a suivi jusqu’à fin décembre 2019. Cependant il a un défaut : la place est limitée (c’est un format A6 et chaque page comporte 3 jours).

En janvier 2020, j’ai fait le choix d’opter pour deux agendas :

• un agenda Moleskine pour le travail. En format A7, il a l’énorme avantage de présenter 1 page par jour. Parfait pour moi et ma passion des to-do lists quotidiennes.
• un agenda MyPlanner 2020 pour mes autres activités (blog, écriture, perso…). Au format A5, il reste assez petit et léger.

Avoir deux agendas me permet de ne pas surcharger mon agenda perso avec le travail et cela me permet, psychologiquement parlant, de ne pas me laisser manger par le travail (avant, la to-do list quotidienne du travail occupait presque tout l’espace !).

A noter : Je travaille à mon compte, d’où les nombreuses tâches pro et l’envie de me tenir à carreaux niveau travail. Peut-être n’aurez-vous pas besoin de deux agendas si vous êtes étudiant / employé.

Google agenda

Si tous mes rendez-vous pro sont notés sur mon agenda papier, il n’empêche que je les duplique toujours en plus sur Google agenda. Et ce, d’abord et avant tout pour en informer mon associée dans le cadre de mon travail. En effet, elle a aussi accès à l’agenda et peut savoir ce qui se trame. Comme il peut arriver qu’elle cale des rendez-vous pour moi, je vérifie toujours sur Google agenda avant de confirmer ma disponibilité.

? Entreprise : Google
? Prix : Gratuite
?Accès : Ordinateur et téléphone
? Site internet : Le site de l’application Google Agenda

Trello

Si mon agenda papier et mon Google agenda sont mes outils du quotidien, Trello est mon application de gestion de projet. Pour tous les projets à long terme ou, vous le verrez, pour toutes les tâches importantes mais non urgentes, il est là pour me soutenir.

Je vous avais fait un article de test de Trello, mais je vous proposerai aussi, rapidement, un article dédié à la gestion de mon blog grâce à Trello.

? Entreprise : Atlassian
? Prix : Gratuite
?Accès : Ordinateur et téléphone
? Site internet : Le site de l’application Trello

#3 Ma méthode d’organisation

Les bases étant posées, voici donc ma méthode d’organisation. Celle que j’utilise depuis plus d’un an maintenant et qui, spoiler alert !, me correspond !

#0 Notez TOUT

C’est une chose que j’ai acquise depuis quelques temps et qui est miraculeuse pour moi. C’est le préalable de ma méthode.

TOUT NOTER.

L’avantage est que cela permet de se vider la tête. Quand j’ai une idée en tête ou une tâche à faire, je ne cesse de me la répéter pour ne pas l’oublier… C’est épuisant et complètement improductif.

La première étape consiste donc à tout écrire. Dressez la liste de toutes les tâches à faire et de tous vos futurs rendez-vous déjà fixés. Allez-y, lâchez vous. Saisissez-vous d’une feuille banche et écrivez en vrac. 

#1 Timer ses tâches et découper les plus costaudes

Nouvelle étape : estimez le temps à allouer pour réaliser l’ensemble des tâches qui se déroulent devant vos yeux. Plus encore, il s’agit de séquencer celles que vous allez devoir faire en plusieurs fois.

Par exemple, mettre un article en ligne peut se faire en deux temps : la rédaction et la mise en ligne. Ce découpage est d’autant plus important si vous devez envoyer le contenu de votre article pour validation le mardi pour pouvoir ensuite le publier vendredi. 

De même, si vous devez aller chez le médecin, il y a deux étapes : appeler le médecin pour prendre rendez-vous et aller chez le médecin à l’heure validée.

Bref, reprenez toutes les tâches de votre liste et découpez-les. Profitez-en pour leur allouer une durée.

Découpez :

• Les tâches qui se déroulent sur plusieurs temps différents ou demandent une interaction extérieure (la prise de rendez-vous chez le médecin…). La prise de rendez-vous prend 5 minutes, le rendez-vous, une heure.
• Les tâches qui prennent trop de temps. Impossible de noter dans votre planning : « écrire un livre ». Ce serait bien trop grand ! Préférez : écrire 1000 mots ou écrire une scène. Pour un séquencement parfait, il y aurait : écrire le premier jet (scène 1, scène 2, scène 3…), corriger (replanifier, corriger scène 1, corriger scène 2…). 

#2 Pri-o-ri-ser !

C’est le plus important.

J’ai, au quotidien, une bonne dizaine de choses à faire, quand ce n’est pas plus. Entre mes obligations à la maison, mes obligations personnelles, mes obligations professionnelles, mon blog, l’écriture et mes engagements sportifs, c’est assez facile de ne plus savoir où donner de la tête. Sans compter que de nouvelles tâches ne cessent de s’ajouter.

Ma solution, vous l’avez vue dans le titre : prioriser. Et ne pas stresser, accessoirement : quand une tâche a été priorisée et rangée, elle n’a plus à vous hanter. C’est tout l’objectif de ce travail d’organisation.

Apprendre à prioriser avec un tableau

Pour cette première fois, je vais vous donner une méthode avec un tableau et des stylos de couleur. Ensuite, vous n’en aurez plus besoin : vous serez capable de vous organiser sans même utiliser ces outils. Reprenez votre liste de tâche, désormais découpées et timées à la perfection. 

Construisez un tableau de 4 cases vides :

Priorisation des tâches	Important	Pas important
Urgent
Pas urgent

Désormais, classez vos taches.

TIPS EN PASSANT // Pour vous aider à les organiser (car je devine que vous allez en mettre une grande partie dans urgent / important) sachez  qu'une tâche urgente a une deadline. Inscrivez cette deadline à côté de votre tâche entre parenthèses. Les 

Votre tableau devrait désormais ressembler à quelque chose comme ça… On est bon ?

Priorisation des tâches	Important	Pas important
Urgent	Tache C (24/01/2020) Tâche D.1 (22/01/2020) Tâche D.2 (27/01/2020)	Tâche A (19/01/2020) Tâche F (22/02/2020)
Pas urgent	Tâche E	Tâche B

#3 Classez vos tâches

Parmi toutes les tâches que vous avez devant vous, il doit normalement y avoir plusieurs types de tâches :

• Des tâches personnelles
• Des tâches professionnelles
• Des tâches liées à des projets : blog, sport, écriture…

Ce travail de classification devrait vous permettre de dégager de grandes tendances et de vous montrer où vous allez avoir besoin d’outil de gestion de projet à part…

Priorisation des tâches	Important	Pas important
Urgent	Tache C (24/01/2020) Tâche D.1 (22/01/2020) Tâche D.2 (27/01/2020)	Tâche A (19/01/2020) Tâche F (22/02/2020)
Pas urgent	Tâche E	Tâche B

Italique : Personnel
Gras : Professionnel
Sans mise en forme : Projet

#4 Créez des tableaux PROJET

Ouvrez l’application Trello (ou toute autre application de gestion de projet… mais j’avoue que celle-ci est ma petite chouchoute). 

Créez un tableau par projet et rangez toutes les tâches liées à ces projets.

Mon tableau Trello pour mon blog

J’ai par exemple un tableau Blog. Dans celui, j’ai des listes : 

• d’articles que j’ai envie d’écrire et les dates de publication. J’écris les articles directement dans Trello et fait des copier-coller dans mon blog quand l’heure de publier arrive. 
• des séries de newsletter avec les dates de publications
• des interviews menées et des articles invités
• des partenariats pro et blog envisagés…
• des améliorations techniques que j’ai envie de faire
• des futurs projets que j’envisage…

Et ainsi de suite. Cela me permet de tout avoir au même endroit. Quand les tâches sont réellement urgentes, je leur donne une date : elles s’affichent en jaune puis en rouge quand la date approche et je les cale ensuite dans mon agenda pour me rappeler de m’en occuper (cf. point #7)

Je vous ferai rapidement un article dédié à mon utilisation de Trello pour la gestion de mon blog car cela peut vous intéresser 🙂

#5 Calez vos rendez-vous

Saisissez-vous maintenant de votre agenda et inscrivez tous vos rendez-vous. Pour ma part, j’aime les précéder d’une petite icône d’horloge et inscrire une heure à côté, et parfois un lieu. Si c’est un rendez-vous téléphonique, je le précise. 

Cette étape est facultative, mais vous pouvez ajouter aussi vos rendez-vous sur Google Agenda : comme je le disais en intro de cet article, j’ai l’habitude de toujours dupliquer ces infos car cela me permet de tenir mon associée au courant de mes rendez-vous. Je ne le fais que pour mes rendez-vous pro.

#6 Calez vos deadlines

Si vous devez rendre en temps et en heure certains projets / éléments / documents, il est nécessaire de vous le notifier. Je note toutes mes deadlines dans mon agenda papier.

#7 Réservez du temps pour faire vos différentes tâches

C’est bientôt fini ! Les tâches liées à vos projets sont bien rangées, les rdv et les deadlines aussi. Il ne reste plus qu’à caler toutes les tâches (pro, perso et projet) dans votre agenda afin de pouvoir vous y atteler en temps et en heure (avant la deadline par exemple !). Pour cela, je vous propose de découvrir la méthode du block-scheduling.

Apprendre à organiser son temps avec le block-scheduling

A nouveau, cette méthode a pour but de vous montrer comment vous en sortir. 1) Elle n’est pas obligatoire et 2) il est possible que vous n’ayez besoin de la mettre sur papier qu’une seule fois pour comprendre son fonctionnement. (Pour ma part, je la fais de tête.)

Sur une feuille blanche, tracez sept colonnes, une pour chaque jour de la semaine à venir. Ajoutez les horaires importants pour vous repérer puis, avec une première couleur, bloquez les temps dédiés à votre travail. Puis, avec une deuxième couleur, ceux bloqués par vos impératifs (récupérer votre enfant à l’école, sortir le chien, faire le ménage…). Puis, avec une troisième couleur, ceux bloqués par vos activités hebdomadaires (comme le sport…).

Cette première vision de votre semaine a pour objectif de vous aider à repérer les temps qu’il vous reste pour caler vos différentes choses à faire : une plage de deux heures samedi matin, parfait pour travailler sur cet article. Une pause de une heure lundi soir, impeccable pour écrire un peu. Et ce rendez-vous chez le médecin ? Pourquoi ne pas passer l’appel pendant que vous promenez le chien ? 

Utiliser le block-scheduling pour calez des RDV avec soi-même

Pour ma part, je n’utilise pas le block-scheduling exactement comme il devrait l’être. La base de cette méthode d’organisation est de consacrer chaque morceau de son temps a une activité. Pour moi, il s’agit plus de prendre des rendez-vous avec moi-même. 

Ainsi, si j’ai un travail de trois heures à accomplir et que je sais avoir trois heures disponibles dans mon emploi du temps lundi après-midi, j’inscris la tâche à faire dans mon agenda ce jour-là.

C’est mon rendez-vous avec moi-même : je n’ai pas besoin d’y penser avant (cette tâche est gérée, car calée dans mon emploi du temps) et je ménage le reste de ma journée en fonction de cette tâche importante à faire : je ne surcharge pas mon emploi du temps. 

#8 Dernières astuces pour bien organiser son temps

Ce sont les trois derniers points sur lesquels je souhaitais finir : 

#1 La culpabilisation est interdite en amont

Une fois que la tâche est dans votre agenda et que vous lui avez réservé un temps T pour la faire, vous n’avez plus besoin de vous prendre la tête avec. Faites-vous confiance. Si vous l’avez mis à ce moment-là c’est que 1) vous avez le temps de la faire et 2) elle n’était pas assez urgente pour être faite avant.

Parfois, la culpabilité qui vous étouffe vient d’autrui, un·e autrui qui vous met la pression. Donnez simplement la date où le travail sera remis pour temporiser. C’est aussi l’avantage de bien organiser son temps : vous tenez les délais.

#2 Il est inutile de se surcharger de travail

Si vous savez qu’une tâche vous prend 2 heures de temps, inutile de la caler entre deux rendez-vous espacés d’une heure. Vous n’aurez pas le temps de la faire, vous allez vous pressuriser et vous allez échouer. Savoir s’organiser, c’est aussi se faire confiance et apprendre à se connaître.

#3 Respectez votre façon de travailler

C’est la clé pour organiser son temps convenablement.

Si vous avez besoin de calme pour remplir certaines tâches, cela ne servira à rien de vous les programmer un jour où vous serez entre deux avions à l’aéroport. Vous n’y arriverez pas. Pour ce jour-là, prévoyez des tâches que vous pouvez faire avec une concentration moins importante, par exemple (passer des appels, …). 

#4 Et concrètement : comment organiser son temps au quotidien ?

Une fois la routine de l’organisation installée, comment cela marche-t-il ? 

A vrai dire, assez simplement. Toutes les tâches datées (avec une deadline) sont organisées dans mon agenda. De même que mes rendez-vous, en double dans mon Google Agenda pour mes rendez-vous pro. Quant à mes projets et mes idées liées à eux, ils sont (plus ou moins) organisés un tableau Trello à leur nom : blog, écriture, travail pro…

A chaque fois qu’une nouvelle pensée / tâche / idée arrive, je me demande son importance et son urgence, ainsi que le temps qu’il me faut, environ, pour la mettre en place. (Ce processus est celui que je vous ai proposé juste au dessus – en version maîtrisée, et donc plus courte.)

• Si une tâche est urgente et datée, elle va dans mon agenda directement, avec l’icône « tâche à faire », dans un créneau où je sais pouvoir la faire correctement. Pour les urgences absolues (qu’il faut avoir fait avant la fin de la journée), je les précède d’un point d’exclamation et les glisse dans ma to-do quotidienne – quitte à décaler une tâche moins importante au lendemain.
• Si une tâche n’est pas datée, je la range dans le tableau Trello correspondant pour ne pas la perdre. Si elle venait soudain à devenir importante, je la placerais dans mon agenda en fonction de son échéance nouvelle. 
• Enfin, certaines tâches restent des mois sur mon Trello sans se rappeler à moi. Ce sont les tâches non importantes et non urgentes. Ce n’est pas parce qu’elles sont là depuis longtemps qu’elles doivent prendre la place d’une tâche urgente nouvelle : tant que rien ne me permet de dire qu’elles sont devenues urgentes (un mail empressé, un appel inquiet…), tout va bien, elles peuvent rester sur leur tableau Trello. 

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Pour conclure sur ce long article, plus qu’une affaire d’outils et de méthodes, bien organiser son temps est d’abord et avant tout, une question de connaissance de soi et de sa façon de travailler.

Si vous n’êtes pas capable de vous concentrer durant 3 heures d’affilées, inutile de vous infliger ce rythme. Vous lâcherez. Prévoyez de découper votre tâche en trois créneaux d’une heure. Vous arriverez bien plus vite au bout. Et ainsi de suite. Apprenez à vous connaître, c’est ce qui fera de vous une personne organisée 🙂

J’espère que cet article vous aura inspiré autant que j’ai aimé l’écrire. C’était vraiment un plaisir et une révélation, pour moi aussi. 

A très vite, 

Marièke