Gérer son blog avec Trello

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Bonjour à toutes et à tous, 

Depuis juin 2018, j’utilise l’application Trello pour organiser non seulement les contenus à paraître sur mon blog mais aussi, plus largement, l’ensemble des activités liées à ce dernier : interviews, articles invités, projets, projets en cours…

Comme vous êtes nombreuses et nombreux à cumuler votre vie pro, l’écriture et la gestion d’un blog, je me suis dit que vous pourriez être intéressée par un petit aperçu de ma technique pour gérer son blog avec Trello. 

C’est parti 🙂

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Avant de commencer : c’est quoi Trello ?

Trello est une (super) application d’organisation et de productivité. Si j’utilisais Evernote auparavant, j’avoue être tombée amoureuse de la simplicité tout en complexité de Trello. Bien que très facile d’utilisation, cette application, disponible gratuitement à la fois sur téléphone et ordinateur, est hyper complète. 

Trello est une application qui permet de créer des tableaux, eux même composés de listes, elles-mêmes découpées en tâches. Les tâches peuvent comporter des images, des liens, des commentaires, des photos… mais aussi des deadlines et des étiquettes colorées dont vous pouvez choisir l’intitulé.

Gros plus : les tableaux peuvent être partagés avec d’autres utilisateurs de l’application et cela est gratuit (souvent, les applications d’organisation bloquent les interactions sociales en mode gratuit : pas Trello).

Informations pratiques

🏬 Entreprise : Atlassian
💶 Prix : Gratuite
📍Accès : Ordinateur et téléphone
🔗 Site internet : Le site de l’application Trello

Mes enjeux dans l’organisation de mon blog

Avant de vous parler de ma technique pour gérer son blog avec Trello, j’avais envie de revenir avec vous sur les enjeux et les difficultés de cette organisation. Ainsi, si vous rencontrez les mêmes enjeux et difficultés, vous n’aurez qu’à suivre mon modèle 😉 (Sinon, je vous propose une dernière partie dans cet article pour vous aiguiller). 

Organiser mon blog, pour moi, c’est : 

• Avoir un endroit pour jeter mes idées d’articles à la volée
• Pouvoir les organiser rapidement selon les dates 
• Voir en un coup d’oeil les dates et les publications
• Préparer mes contenus / séries Instagram
• Préparer mes contenus / séries Newsletter
• Suivre mes articles invités, reçus ou émis
• Faire une veille des appels à texte et des salons à venir
• Suivre les partenariats blog / entreprise
• Gérer la liste de mes projets, gros ou petits
• Faire la liste des améliorations techniques et éditoriales que je souhaite apporter
• Classer ce qui est fait et ce qui reste à faire

Si vous avez d’autres objectifs, je vous invite à découvrir mon organisation et à jeter un oeil sur la suite de l’article pour trouver une organisation qui vous convienne parfaitement 😉

Gérer son blog avec Trello : mes colonnes

J’ai créé courant 2018 un tableau appelé Mécanismes d’Histoires sur mon compte Trello. (Cela prend approximativement 3 secondes si vous avez déjà un compte Trello et 10 minutes si vous devez vous en créer un ^^’)

J’ai ensuite ajouté mes colonnes :

#1 Idées d’articles

La colonne Idées d’articles est l’endroit où 1) je jette en vrac mes idées d’articles (comme son nom l’indique assez bien) et 2) j’organise leur publication.

D’une part, je peux écrire directement le contenu de mes articles dans la description. Comme l’application est aussi disponible sur téléphone, je peux écrire dans le métro, par exemple.

D’autre part, je peux organiser la publication en ajoutant une date d’échéance (en général, la date de publication) et un statut, grâce aux étiquettes (en ligne, publié…).

C’est l’une des colonnes que j’utilise le plus.

#2 Série Les 12 étapes pour écrire un roman (newsletter)

Cette deuxième colonne, je l’ai créée au moment de planifier mes séries qui paraissent en newsletter.

Vous le savez si vous êtes inscrit à ma newsletter, j’envoie deux newsletters par mois, le samedi : une première en forme de bilan / objectifs du mois et une deuxième, mi-mois, qui propose un épisode d’une série qui court sur le long terme. La première série m’avait en effet permis de vous parler des 12 peurs de l’écrivain·e (série dont j’ai ensuite fait un ebook disponible ici). En ce moment, ma série parle des 12 étapes pour écrire un roman. 

Dans cette colonne, je classe les titres de mes newsletters et indique leur date d’envoi. La partie description me permet aussi de les préécrire.

A noter : le nom de cette colonne a évolué en fonction de la série en cours. Il changera à nouveau lorsque je lancerai une nouvelle série.

#3 Séries Instagram

Cette troisième colonne a pour but de m’aider à classer les différentes séries que je poste sur Instagram.

Vous l’avez peut-être vu si vous me suivez sur Instagram, j’y partage aussi des séries issues de mes articles de blog les plus populaires en 3 / 6 / 9 ou encore 12 posts. Cette colonne me permet de me noter les thèmes sur lesquels j’ai envie de parler. Parfois, je me note en commentaires, quelques lignes.

Pour l’instant, je ne fais pas une tâche par post (comme je le fais pour les articles et les newsletters) car je n’en ressens pas le besoin. Mon assistant Planoly, sur lequel je programme mes newsletters, suffit. Mais cela pourrait totalement évoluer.

#4 Vidéos Youtube

Depuis que j’ai ouvert la chaine Youtube de Mécanismes d’Histoires, j’ai ajouté cette nouvelle colonne. Elle me permet de jeter mes idées de vidéo et de gérer mon calendrier de publications.

#5 Série Métiers du livre & Série L’écriture et vous (série d’articles invités)

Cela ne s’est pas trop vu récemment, mais j’ai, sur le blog, plusieurs séries récurrentes, composées d’articles invités. Ces deux colonnes me permettent d’organiser ces séries.

La première colonne est ainsi consacrée à la série Métiers du livre (où j’interroge des pros du livre : écrivain·e, illustrateur·trice, éditeur·trice, correcteur·trice…) et la deuxième est consacrée à la série L’écriture et vous (qui s’interroge sur votre rapport à l’écriture). 

L'un de mes objectifs de ce mois de février est d'ailleurs de recontacter celles et ceux qui ont répondu et dont je n'ai pas encore publié les articles... Désolée.

Dans chacune de ces colonnes, un premier onglet où j’écris les questions pour chaque série : cela m’évite d’aller les chercher dans mes mails ou de les réécrire à chaque fois. Ensuite, ce sont les noms des personnes avec qui j’ai échangé. Un label vient indiquer rapidement l’état de l’échange (questions envoyées, questions rendues, publié). Je mets aussi la date de publication et la description me permet, parfois, d’ajouter le texte envoyé par mail (mais pas forcément : je copie parfois directement le contenu du mail dans le corps de l’article plutôt que dans Trello).

#6 Appels à texte 2019

Début 2019, j’avais l’habitude d’envoyer, une fois par mois, une newsletter rassemblant les Appels à texte des mois à venir. Une habitude qui m’obligeait à me tenir au courant régulièrement des futurs AT. C’est pourquoi j’avais constitué cette colonne.

Depuis, j’ai opté pour un article fixe que je mets à jour avec les nouveaux AT (ça me fait d’ailleurs penser que je ne l’ai pas fait depuis longtemps….). Cette colonne me sert à stocker les informations en attendant de les mettre en ligne.

#7 Partenariats BLOG

Régulièrement – et surtout en fonction de mes disponibilités, j’essaye de mettre en place des partenariats avec d’autres blogs : articles invités, interviews, collaborations….

Je mets dans la colonne Partenariats BLOG toutes les informations concernant ces partenariats : nom du blog, date, état de la collaboration, description… et ainsi de suite.

#8 Partenariats / Contrats ENTREPRISE

Dans la même idée, je fais régulièrement des partenariats avec des entreprises (contrats rémunérés, échanges de bon procédés…). Afin d’avoir une idée claire de l’avancement de ces échanges, je note tout dans cette colonne (les prises de contact, les validations, les dates de collaboration…).

#9 Produits / Ebooks

Dans cette colonne, il y a les projets que j’ai envie de développer à long terme. Cela peut être des projets qui seront mis à disposition dans les ressources gratuites du blog (comme les fiches de travail) ou des projets payants (ebook, produits physiques…).

Cette colonne me permet d’avoir une vision à long terme de mes objectifs. Il peut aussi arriver qu’une idée reste pendant longtemps dans cette colonne avant que je ne la supprime parce que je n’ai plus envie de la mettre en oeuvre.

#10 A faire Contenus / Développement

Le contenu web est un contenu qui a vocation à évoluer – même quand il est publié. Ainsi, j’ai sur le blog plusieurs contenus que j’ai envie / besoin de faire évoluer. C’était le cas de ma page A propos, par exemple.

Cependant, modifier des contenus existants est non seulement long mais pas toujours très motivant (créativement parlant, c’est plus sympa de vous sortir de nouveaux articles !). C’est pourquoi je me suis fait une liste de petites modifications à opérer dans cette colonne : quand j’ai un peu de temps à allouer à mon blog, je sais que j’ai des petites choses à faire, en terme de modifications de contenus ou de développement.

#11 Evolutions

Pendant longtemps, la création de ma chaîne Youtube a été positionnée dans cette colonne Evolutions. En effet, elle me permet de noter toutes les évolutions du blog à long terme. (J’y avais aussi mis un nouveau design et la création d’un eshop).

Désormais, j’aimerais par exemple faire une séance photo avec un·e photographe ou créer des produits physiques pour Mécanismes d’Histoires. L’idée de faire des ateliers d’écriture / blogging me dit bien, aussi. Ce sont donc des choses que j’ai annoté ici et qui attendent le bon moment 🙂

#12 Mots de passe

Parce que je suis la pire en ce qui concerne les mots de passe, je stocke tous ceux qui concernent mon blog sur Trello.

Gérer son blog avec Trello : et vous ?

Avez-vous déjà pensé à utiliser Trello pour gérer votre blog ? Vous pouvez l’utiliser à la fois pour du court terme (le suivi de la mise en ligne) et du long terme (suivre les choses à faire pour le blog).

Les avantages de Trello

Pour organiser son blog, Trello a vraiment beaucoup d’avantages :

• Sa simplicité : il est extrêmement facile à prendre en main
• Son inclusivité : en permettant à la fois d’écrire, de mettre des liens, de lier des images, d’insérer des dates limites, de partager… Trello est très complet
• Sa portabilité : être présent à la fois sur téléphone et sur ordinateur permet d’en bénéficier à tout moment – c’est super pratique !
• Sa malléabilité : ajouter une colonne, déplacer une colonne, supprimer une colonne… toutes ces actions sont ultra-simples à mettre en œuvre !
• Son option calendrier : si je ne m’en sers pas à titre perso, je pense que la possibilité de placer les tâches dans un calendrier sur Trello peut vous intéresser – notamment pour gérer votre calendrier de publication.

Les quatre actions où je n’utilise pas Trello

1. Gérer les mails et échanges : je ne me sers par de Trello pour checker ou planifier la « vie quotidienne » de mon blog – seulement pour la création de contenus et l’organisation à long terme ;
2. Penser mon calendrier éditorial : je préfère, pour cette étape, utiliser mon agenda papier. Je commence par regarder sur mon agenda mensuel mes publications avant de les reporter sur Trello ;
3. Stocker mes images : je ne mets jamais mes images sur Trello. Je sélectionne mes images au jour le jour sur des banques d’image libres de droit, les télécharge et les publie directement – sans passer par Trello.
4. Mettre en forme mes textes : petit défaut de l’application, la mise en forme des textes n’est pas poussée (gras, italique, emojis…). Pour cette action, Google Keep est plus sympa (sinon, je mets directement en forme mon texte sur son support final : blog, Instagram…).

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Trello est une application que j’apprécie énormément. J’ai laissé de côté Evernote pour elle, ainsi que toutes mes applications de gestion et de to-do list. Dans le cadre de mon travail, Trello est aussi devenue n°1 : facile d’utilisation, intuitive et agréable, partageable…

Avez-vous déjà utilisé cette application ? Dans vos activités d’écriture ou de blogging ?

Bises,

Marièke