Mon organisation de boite mail (où j’essaye d’atteindre le zéro inbox)

by Marièke

Entre les mails personnels, les mails pour le blog, les mails pour l’écriture et les diverses newsletters et offres promotionnelles, je reçois environ 50 mails par jour sur ma boîte personnelle. Actuellement, j’ai plus de 19 000 mails non ouverts dans ma boîte mail. Oui, oui. Rien que ça.

Si vous avez les mêmes soucis, je vous invite à me suivre dans mon organisation de boîte mail qui, si elle ne me permet pas d’être au zéro inbox, me permet au moins de ne rien rater d’important.

*****

Avant de commencer

Après avoir longtemps utilisé Gmail, je suis passée sur Mail, le logiciel de gestion de mail par défaut de Mac. Je n’ai jamais réussi à bien le maîtriser car je le trouve moins lisible que Gmail et je suis revenue sur Gmail, il y a deux mois avec 19000 mails non lus dans ma boîte. Certains conseils de ce tutoriel seront liés à Gmail.

Étape #1 : Bloquer les offres promotionnelles

Si j’aime la plupart des newsletters de contenus auxquelles je suis inscrite, j’ai aussi un tas de mails que je reçois et qui ne me servent pas.

En vrac :

  • Les newsletters des outils de recherche d’emploi que je ne regarde plus
  • Les newsletters d’information que je ne lis plus
  • Les offres promotionnelles comme Groupon et compagnie qui spamment à gogo

Plus largement, l’ensemble des newsletters et offrent professionnelles que vous ne regardez pas.

Étape #2 : Brancher les réseaux sociaux sur une autre boîte mail

Les réseaux sociaux envoient de nombreuses notifications au quotidien.

Deux solutions pour s’en défaire :

  • Limiter les notifications dans les paramètres de vos réseaux sociaux. Pinterest envoie des tombereaux de mails pour tout et n’importe quoi et il est possible de freiner cela dans les paramètres de l’application.
  • Brancher les notifications sur une autre boite mail. A l’époque, j’avais connecté Facebook, Linkedin et Twitter sur mon ancienne boîte mail MSN (qui existe encore mais que je n’utilise plus) donc je ne reçois rien de leur part.

Étape #3 : Gérer le classement des mails

Dans ma boîte mail, j’ai plusieurs types de mails :

  • Les mails perso (amis,…)
  • Les mails liés à l’écriture (maison d’édition, bêta-lecteurs…)
  • Les mails liés au blog (vos messages, les commentaires…)
  • Les newsletters que je lis / ai envie de lire quand j’ai le temps
  • Les mails administratif (commandes en ligne, factures ponctuelles, relevés bancaires…)

Afin de m’y retrouver plus facilement, j’ai créé ces différents labels sur Gmail et je les associe aux mails que je reçois.

Depuis quelques semaines, j’essaye de trier chaque jour les arrivées de mails : je jette les inutiles et associe des labels de rangement aux autres. Quand j’ai une action à faire suite à la réception de ce mail, j’ai un deuxième système.

Mon rangement avec les labels sur Gmail

Mon rangement avec les labels sur Gmail

Étape #4 : Gérer le traitement des mails

Si certains mails sont simplement à ne pas jeter, d’autres doivent être traités, plus ou moins rapidement.

Pour gérer le traitement des mails que je reçois, j’ai créé deux nouveaux labels : A traiter (mail auquel il faut répondre, en bleu) ou Urgent (mail auquel il faut répondre vite, en rouge).

Quand je reçois des mails que je dois traiter, j’ai deux étapes en plus de leur classement (personnel, administratif…).

  1. Attacher le mail à un label de traitement : A traiter ou Urgent, donc
  2. Mettre le mail en tant que mail suivi : ✭.
Mon organisation pour traiter les mails sur Gmail

Mon organisation pour traiter les mails sur Gmail

Étape #5 : Trier votre box avec les mails suivis

Dernière étape de mon rangement : demander à ma boîte mail d’afficher les mails suivis en premier de façon à voir directement tous les mails en cours. Lorsque la discussion est terminée, j’enlève la mention « Mail suivi » et le mail retourne se ranger dans le reste des mails.

Mon organisation de boite mail

Mon organisation de boite mail

Processus

Au quotidien, j’essaye de trier au moins une fois par jour ma boîte mail personnelle pour éviter de me sentir dépasser. Si j’ai quelques minutes, je les utilise pour gérer les mails urgents et si j’ai un peu plus de temps, je traite les mails à traiter. Je ne m’accorde pas un temps quotidien pour gérer mes mails, je fais vraiment en fonction des jours et de mes disponibilités.

*****

L’organisation de ma boîte mail tel que je l’ai mis en place fonctionne bien pour moi. D’une manière générale, je sais que les tips d’organisation fonctionnent rarement pour tout le monde mais j’espère que mes astuces pourront vous aider à gagner du temps et à limiter les messages perdus dans le néant de votre boîte mail.

Très beau weekend,

Marièke

Crédit image : Une succession de boite mail par Mathyas Kurmann (Unsplash, CC0)

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3 comments

Lynda 22 septembre 2017 - 10 h 09 min

J’ai mis en place au bureau une certaine discipline pour mes mails : je les traite tout de suite quand c’est possible et une fois qu’ils sont traités, je les range dans des dossiers thématiques (par projet). Comme ça, dans ma boîte de réception « entrante » je n’ai QUE les mails en attente d’être traités. Et je m’astreins à ne pas en avoir plus de 20 dans ce cas (j’ai un repère visuel qui est la fenêtre de visualisation des mails sur Thunderbird : si je dois scroller pour voir tous mes mails en instance, c’est que j’en ai trop !).
Sinon je fais aussi la technique des adresses différentes pour les newsletters et j’ai désactivé toutes les notifications mails des réseaux sociaux : quelle paix ! 🙂

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Alison F. Haring 22 septembre 2017 - 16 h 07 min

Article très intéressant et qui tombe à pique. Je trouve de plus en plus difficile la gestion de mails, surtout quand on doit combiner boites mails pro et perso . Ces quelques astuces vont bien me servir 😉

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Zia Odet 23 septembre 2017 - 11 h 16 min

Intéressant. J’ai 4 boites mail différentes, ce qui facilite le tri : famille et amis, commercial (achats sur internet et démarches administratives, celle qui est la plus facilement encombrée), professionnel, écriture (pour cette dernière, seul mon pseudo apparaît).
Comme toi, j’ai désactivé les notifications. Autre astuce : dès que je reçois une newsletter non désirée, je clique en bas sur « se désinscrire » avant de la supprimer. Cela arrive souvent l’été après avoir utilisé différents sites pour réserver les vacances…

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